SISTEMAS DE COSTOS
DEFINICIÓN DE LOS SISTEMAS DE
COSTOS
Son el conjunto de procedimientos, técnicas,
registros e informes estructurados sobre la base de la teoría de la partida
doble y otros principios técnicos, que tienen por objeto la determinación de
los costos unitarios de producción y el control de las operaciones fabriles.
- 1.-
Procedimientos de control, para las operaciones productivas.
- Órdenes de producción
- Procesos productivos
- 2.- Técnicas de valuación de inventarios
- Históricos
- Predeterminados
- Costos estándar
- Otros:
- Lotes específicos
- Costos promedio
- UEPS
- PEPS
- 3.- Métodos de costeo
- Método tradicional
- Método de cadena de valor
- Método ABC
- Método troughput
- Método justo a tiempo
1.- Procedimientos de control
- Por órdenes de producción
- Se
presenta cuando la producción tiene un carácter lotificado, discreto, que
responde a instrucciones concretas y específicas de producir uno o varios
artículos o un conjunto similar de los mismos.
- Para
el control de cada partida de artículos se requiere la emisión de
una orden de producción.
- En este procedimiento cada persona produce a través de órdenes y generalmente se realiza por lotes, lo que hace que la identificación de los costos y gastos sea más específica.
- El
sistema de costos por órdenes de trabajo es el más sencillo porque en su
forma más simplificada sólo se necesita una cuenta de producción en
proceso. Toda la operación de fabricación que se refleja en la cuenta de
producción en proceso proviene de un solo departamento. En términos
generales, el sistema de costos por órdenes de trabajo es el indicado para
pequeñas empresas industriales que fabrican con base en especificaciones
de los clientes. Es el más tradicional porque en los primeros años de la
revolución industrial la tecnología de la industria y las exigencias de la
gerencia sólo pedían el más sencillo de los sistemas de costos. En este
sistema, se considera que cada pedido de los clientes es un
"trabajo" aislado al que se asigna un número al iniciar su
ejecución. Cada trabajo tiene características especiales que lo
diferencian de todos los demás. Por ejemplo, la impresión de 10,000 hojas
de papel membretado.
- Por procesos productivos
·
Se presenta cuando la producción no está sujeta a
interrupciones, sino que se desarrolla en forma continua e ininterrumpida, de
tal manera que no es posible tomar decisiones aisladas para producir uno u otro
artículo, sino que la producción está sujeta a una secuencia durante periodos
indefinidos. La producción es en serie o en línea.
·
Se afina la división del trabajo, se instalan
nuevos departamentos, se generaliza la mecanización, el traspaso del trabajo de
un departamento a otro se hace en forma automática como ocurre con los
transportadores de bandas. El uso de técnicas para producir en forma continua
ha traído consigo el sistema de costos por procesos. Las empresas cuyo objeto
es la transformación de materiales básicos (metales, cemento, etc.), o la
elaboración de productos de consumo general (como la harina, el petróleo,
etc.), o el montaje de utensilios duraderos (como los motores eléctricos o las
llantas), generalmente descubren que el sistema de costos por procesos es el
más adecuado. El proceso de la transformación del costo termina cuando finaliza
el recorrido en el último departamento de fabricación.
DIFERENCIAS:
SISTEMAS DE COSTOS POR ÓRDENES DE PRODUCCIÓN
|
SISTEMA DE COSTOS POR PROCESOS
|
-
Producción lotificada.
-
Producción más bien variada
-
Condiciones de producción más flexibles.
-
Costos específicos
-
Control más analítico.
-
Sistema tendiente hacia costos individualizados.
-
Sistema más costoso.
-
Costos un tanto fluctuantes.
-
Algunas industrias en que se aplica:
|
-
Producción continua
-
Producción más bien uniforme
-
Condiciones de producción más rígidas
-
Costos promediados.
-
Control más global.
-
Sistema tendiente hacia costos generalizados.
-
Sistema más económico.
-
Costos un tanto estandarizados.
-
Algunas industrias en que se aplica:
|
2.- Técnicas de valuación
·
Costos predeterminados,
históricos.
Los costos Históricos son la técnica primaria de valuación, los cuales
se determinan después de haber realizado la producción, pero por progresos se
ha llegado a la técnica de valuación predeterminada.
Costos predeterminados.
Son aquellos que se calculan antes de la elaboración del producto y en
ocasiones durante la elaboración del mismo antes de terminarse.
Clasificación de los costos predeterminados.
Los costos predeterminados se clasifican en Costos Predeterminados
Estimados y Costos Predeterminados Estándar. Cualquiera de estos dos tipos de
costos predeterminados pueden operarse a base de Órdenes de producción o de
Procesos Productivos.
COSTOS PREDETERMINADOS ESTIMADOS
Son la técnica más rudimentaria de los Costos Predeterminados, ya que su
cálculo u obtención se basa en la experiencia, en el conocimiento más o menos
amplio del costo que se desea predeterminar, y quizá en algunas partes se
empleen métodos científicos, pero de ninguna manera en su totalidad.
En las condiciones anteriores, el Costo Estimado indica lo que puede
costar algo tomando como base un periodo determinado y cierto volumen de
producción.
OBJETIVOS DE LOS COSTOS ESTIMADOS
a) Tener un conocimiento anticipado de los costos de producción para
estar en condiciones de fijar los precios de venta, previamente a la
fabricación de los productos.
b) Valuar por anticipado, la costeabilidad de la producción de acuerdo
con la comparación con el precio conocido en el mercado.
c) Simplificar la contabilidad de costos y anticipar la elaboración de
los estados financieros mensuales que muchas veces, por esperar la información
real, resultan inoportunos. Por tal razón, el empresario y el contador aprecian
el gran beneficio, utilidad, y el menor costo de operación contable que le
brinda la utilización de esta técnica.
CARACTERÍSTICAS
- Los costos estimados se ajustan a los históricos.
- Las variaciones modifican el costo estimado mediante una rectificación
a las cuentas afectadas.
- Se basa en experiencias adquiridas y un conocimiento de la empresa.
- Es más barato implementarlo y más caro su sostenimiento.
- El costo estimado indica lo que "puede" costar un producto.
- El costo estimado es la técnica primaria de valuación predeterminada.
VENTAJAS
A) Auxilio al control interno establecido
B) Es una medida de comparación, por medio de las variaciones que
permiten conexiones en los tres elementos del costo.
C) Sirve como escalón para el establecimiento de la técnica de valuación
estándar.
D) Es relativamente barato implementarlo, en relación con el costo
estándar, pero más caro administrativamente.
E) Adopción de normas correctas de ventas para poder competir
adecuadamente en el mercado.
F) Determinar anticipadamente las posibles utilidades a lograr, en
relación a un volumen de operaciones en un período.
G) En general es muy útil para la administración respecto a la
información, toma de decisiones, fijación de precio de venta. Etc.
CASOS EN LOS QUE ES ACONSEJABLE LA UTILIZACIÓN DE
LA TÉCNICA DE VALUACIÓN
ESTIMADA
. Cuando las operaciones de fabricación no son complejas.
. Cuando los artículos a fabricar son poco numerosos, de estilos,
tamaños o formas similares, y repetitivos.
. Cuando la experiencia indica pocas y no elevadas variaciones tanto de
un período a otro, como del mismo lapso.
. Generalmente, después de tener la experiencia del costo histórico.
. Cuando sus costos de implantación y administrativos sean
económicamente justificables.
CAUSAS DE LOS ERRORES EN LA ESTIMACIÓN DE LOS
COSTOS
El elemento humano interviene en casi todas las causas, dado que su
ejecución implica siempre una gran dosis de interpretación, de intuición, y de
criterio personal. Por lo tanto los errores los podemos clasificar en dos
tipos:
·
Costos estimados
- Los costos se
calculan sobre ciertas bases empíricas:
- Conocimiento de la industria
- Experiencia en la industria
- La finalidad es pronosticar el valor
y la cantidad de los elementos del costo de producción (materiales directos,
mano de obra directa, gastos indirectos)
- Al final del periodo el estimado se
ajusta al histórico, por medio de una cuenta puente de “variación”.
·
Costos estándar
- Es un cálculo hecho con bases
científicas sobre cada uno de los elementos del costo.
- Determina lo que un producto “debe
costar”, con base en la eficiencia de trabajo normal
- Las desviaciones, en relación con el
costo histórico, indican deficiencias o eficiencias
- Es una medida efectiva para la toma
de decisiones
- Requiere un control presupuestal de
todos los elementos que intervienen en el producto, directa o indirectamente
- Son metas por alcanzar en condiciones
normales de producción.
- Representan patrones de comparación
para analizar y corregir los costos históricos
·
Lotes específicos
- Sólo se utiliza en aquellas
industrias donde se requiere identificación precisa de la partida o lote
específico de materias primas utilizadas en un lote de producción.
- Ejemplos: farmacéutica, en donde se
requiere controlar fechas de caducidad; automotriz, en donde hay que controlar
números de serie de motores, chasises y otras partes.
- Ventajas:
Comerciales, relacionadas con el manejo
de reclamaciones de la clientela o el vencimiento de los productos.
- Desventajas:
Requiere de un sistema muy complejo de
registro contable, para identificar de manera específica los lotes de materia
prima con el material utilizado en la producción y el remanente en inventarios
- Promedio simple:
- Se
determina la media aritmética de los costos unitarios en las partidas en
existencia.
- A
ese costo medio se calculan todas las salidas, mientras no haya una nueva
entrada de material.
- Dado
que no se toma en cuenta el volumen de cada partida, este método origina
serias distorsiones en el costeo del material utilizado
- Es
un método prácticamente en desuso.
- Promedio ponderado:
§ Es el sistema que
comúnmente se conoce como método de costos promedio.
§ Cada vez que ingresa
al almacén una nueva partida de material, se determina un nuevo costo unitario
promedio.
§ Se divide el costo
total de cada una de las partidas entre su correspondiente existencia.
§ Con estos resultados
se calcula un costo unitario promedio para todas las partidas.
§ A este costo se
valorizan las salidas de material, hasta que haya una nueva entrada de material
con un precio diferente al promedio.
·
Primeras entradas, primeras salidas (PEPS)
- Se deben controlar las partidas
utilizadas, relacionándolas con las correspondientes partidas de ingresos.
- En cuanto se agota la partida de más
antiguo ingreso, se utiliza la siguiente partida más antigua, con su
correspondiente costo de adquisición.
- El inventario tiende a quedar
valorado al costo de adquisición más reciente.
- Considera que las primeras unidades
adquiridas, son las primeras surtidas al ser vendidas.
Las existencias en el inventario corresponden a las compras más recientes.
Las existencias en el inventario corresponden a las compras más recientes.
VENTAJAS:
Es un método objetivo (genera una corriente de costos ordenada cronológicamente), por lo que manifiesta el saldo del inventario con más apego a los costos de adquisición actuales que otros métodos. Funciona mejor cuando la rotación de mercancías es acelerada.
DESVENTAJAS:
Cuando los costos de adquisición van en aumento (inflación), su efecto en el cálculo contable es reducir el costo de la mercancía vendida, inflar las utilidades y el saldo final del inventario.
·
Ultimas entradas, primeras salidas (UEPS)
- También se controlan las partidas
utilizadas, relacionándolas con las correspondientes partidas de ingresos.
- En cuanto se agota la partida de más
reciente ingreso, se utiliza la siguiente partida más reciente, con su
correspondiente costo de adquisición.
- El inventario tiende a quedar
valorado al costo de adquisición más antiguo.
- Considera que las últimas unidades
adquiridas, son las primeras surtidas al ser vendidas. El inventario se compone
del inventario inicial más las primeras compras del periodo.
VENTAJAS:
Relaciona de mejor manera los costos vigentes con las ventas en curso. Es recomendable cuando hay baja rotación de inventario, o cuando los cambios en los costos de adquisición tienen rápidos cambios en los costos de ventas.
DESVENTAJAS:
Puede generar un saldo de activo alejado de los costos actuales.
3.- Métodos de costeo
Método tradicional:
No identifica las causas de fondo del origen del comportamiento y
variaciones de los gastos indirectos de fabricación. Debido a que supone que el
volumen y el tiempo son los únicos que pueden hacer variar los gastos
indirectos, por tanto utiliza medidas arbitrarias y erróneas. En base a estas
medidas de seguridad produce información, la cual como se mencionó durante todo
el curso, le sirve a la empresa para tomar decisiones, las cuales son muchas de
las veces equivocadas ya que estas crean un tipo de “fabrica oculta” ya que
como sus bases están mal fundadas la alta gerencia no conoce a ciencia cierta
de que manera se está produciendo; de esta manera pueden hacer quebrar a la
compañía.
Como este modelo no emplea las nuevas maneras de administración tiende a
manejar de manera frecuente los inventarios, así pues como todos sabemos los
inventarios acarrean costos, los cuales son tratados de reducir con formulas
matemáticas, sin pensar en que sería mejor quitarlos de una vez por todas, evitándonos
costos.
Muchas de las veces se manejan los llamados inventarios de seguridad
tanto en materia prima, como en productos en proceso y terminados. De esta
manera es incompatible con el método “justo a tiempo” ya que este tiene el
menor número de piezas en almacén, para reducir costos. De la misma manera
establece estándares con los cuales puede comparar el “desempeño” de la
empresa, esto acarrea que la empresa no tenga un método donde pueda mejorar
continuamente.
Ya que los empleados tratan de llegar a los límites que están marcados,
no a un “cero defectos”. Así pues dentro de sus reportes financieros nunca
reporta las perdidas que son causadas por tener inventario devaluándose y
generando gastos; si no que en vez de eso requiere de mucho papeleo para
controlar tanto inventario.
Utiliza de manera errónea la información de costos para valuar el
inventario como por ejemplo para la toma de decisiones.
Dentro de sus gastos solo considera directos a los de mano de obra
directa y materia prima.
También reporta los costos de los productos con respecto a la etapa
tangible del proceso, siendo que la mayor parte de la fijación del precio del
producto se determina con respecto a las fases pre y post operativas.
No está interesado en darle importancia a la investigación o desarrollo
de productos, tampoco a los proyectos estratégicos, como lo serían el
mejoramiento de la calidad, a pesar de que estos dan valor a los productos. Así
también basa todo su costeo por periodos contables, no tomando en cuenta que muchas
de las veces estos costos tienen trascendencia más allá que la de un periodo
contable.
Los métodos de premiación que maneja se basan en el desarrollo obtenido
en el periodo contable que corre, y no premia a las ideas que se puedan aportar
para reducir algunos costos.
Método Cadena de Valor
Toda empresa debe desarrollar una estrategia competitiva favorable y
rentable en su industria y sostenible en el largo plazo, por lo cual, es
necesario buscar ventajas competitivas y explotarlas, para así obtener un
rendimiento superior respecto de las demás firmas competidoras en un mismo ramo
industrial.
Sirve para diagnosticar ventaja competitiva y encontrar maneras de
crearla y sostenerla para que la empresa pueda tener un rendimiento superior a
las del sitio donde esta posicionada. Además reconoce que solamente existen 2
tipos de ventaja competitiva mutuamente excluyentes, las cuales son: ventaja de
costo y ventaja de diferenciación. Reducir costos no es lo mismo que adquirir
una ventaja de costo. Por lo cual la empresa debe elegir cual es el tipo de
ventaja en el que se piensa enfocar, para lo cual se necesita un análisis de
las fuentes potenciales de ventaja competitiva con las que dispone.
Señala que la ventaja competitiva surge del análisis de las actividades
discretas que se llevan a cabo al diseñar, producir, vender, entregar y apoyar
su producto, donde cada una de estas actividades puede contribuir a la posición
relativa de costo de la firma o crear bases de diferenciación.
- La compra de insumos no
es exclusiva del departamento de compras, al contrario, involucra a toda la
empresa, lo que puede llegar a reducir costos totales.
- Las actividades de la
administración del recurso humano, igualmente están dispersas en toda la
empresa.
- Hace notar la
importancia de las actividades que desempeñan la infraestructura de la firma en
apoyar a toda la cadena de valor.
- Ayuda a entender el
papel que juegan las actividades indirectas y aseguradoras de la calidad en la
ventaja competitiva. Además hace notar la posibilidad de que simplificando o
eliminando la necesidad de las actividades aseguradoras de calidad mediante una
mejor ejecución de otras actividades, la calidad puede llegar a ser gratis.
- Los eslabones entre las
actividades brindan ventajas de costo mediante la optimización y la
coordinación. Reconoce que existen eslabones verticales entre la cadena de
valor de los proveedores y de los canales de distribución, lo cual afecta a el
costo o la forma de llevar a cabo las actividades.
- Señala la importancia
que tiene el analizar los costos y márgenes de utilidad de los proveedores y de
los canales de distribución, los cuales repercuten en el precio de venta al
final del producto.
- Puede llegar a ser de
gran ayuda a la hora de diseñar la estructura organizacional, ya que ayuda a
ver de una mejor forma cómo distribuir las actividades.
- Identifica las fuentes
de costo potenciales que tiene la empresa
- Algo muy importante es
que permite llevar a cabo un análisis de costos estratégico de la firma, para
determinar la posición relativa de costo de la misma respecto de sus
competidores y ayuda a estudiar como mejorarla creando ventajas en cuanto al
costo.
- Reconoce que todos los
costos son costos de los productos.
Algunos componentes de la cadena de valor:
La desventaja de este método es que no provee un sistema de costos
alternativo que sustituya al sistema tradicional.
Cuando comparamos este método en base al tradicional es cuando nos
podemos percatar que en el tradicional no se llevan a cabo cierto tipo de
prácticas realizadas aquí, por ejemplo, las compras son de una sola persona, o
departamento. Así pues este método le da un poco más de importancia al “de
donde viene la mercancía” y todo lo que pasa para que esta llegue a las manos
del consumidor final.
Método ABC
El sistema de costeo ABC (Activity Based Costing) o costeo basado en
actividades fue desarrollado por Robert S. Kaplan y Robin Cooper. Este método
analiza las actividades de los departamentos indirectos dentro de la
organización para calcular el costo de los productos terminados.
El ABC analiza las actividades por dos causas importantes: primero
porque no son los productos sino las actividades las que causan los costos y,
en segundo, porque son los productos los que consumen las actividades.
Cuando se lleva a cabo la asignación de los gastos indirectos de
fabricación, se debe distribuir los costos de cada actividad por separado a
cada tipo de producto con base en el consumo relativo que cada uno de los
productos haya hecho de cada actividad específica.. Los pasos para dicha
asignación de gastos son:
1. Identificar y analiza
por separado las diferentes actividades de apoyo que proveen los departamentos
indirectos.
2. Asignar a cada actividad
los costos que les corresponden, creando agrupaciones homogéneas, es decir, que
el comportamiento de todos los costos de cada agrupación es explicado por una
misma actividad.
3. Encontrar las “medidas
de actividad” que son las que sirven como conexión entre las actividades y sus
gastos indirectos de fabricación respectivos. Estas medidas son conocidas
también como “Cost Drivers” u origen del costo porque son precisamente éstos
los que hacen que los gastos de fabricación varíen.
4. Calcular el costo
unitario de proveer cada actividad al proceso productivo. Éste se obtiene
dividiendo el total de costos de una actividad entre el número de unidades
consumidas de la medida de actividad.
5. Identificar el número de
actividades de unidades de actividad consumidas por cada artículo en su
producción.
6. Finalmente para asignar
los gastos indirectos de fabricación a los productos, sólo se multiplica el
costo unitario de proveer cada actividad por el número de unidades de actividad
requeridas para cada producto en su elaboración.
El método ABC se usa para varias cosas, entre éstas para:
• Obtener información que
sirva para establecer el costo por producto.
• Obtener información
sobre los costos por líneas de producción.
• Análisis ex-post de la
rentabilidad.
• Utilizando la
información obtenida establecer políticas de toma de decisiones de la
dirección.
Al usar el método ABC se obtienen diferentes beneficios como facilitar
el costeo justo por línea de producción, sobretodo donde los costos no
relacionados con el volumen son significativos, analiza otros objetos del costo
además de los productos, indica los costos variables a largo plazo del
producto, produce medidas financieras y no financieras que sirven para la
gestión de costos, ayuda a la identificación y comportamiento de costos.
El método ABC también tiene limitaciones por ejemplo:
• Existe poca evidencia
que su implementación mejore la rentabilidad corporativa.
• No se conocen
consecuencias en cuanto al comportamiento humano y organizacional.
• La información obtenida
es histórica.
• El ABC no es un sistema
de finalidad genérica cuyos outputs son adecuados sin juicios cualitativos.
• En las áreas de control
y medida, sus implicaciones todavía son inciertas.
Éste método, tiene una gran diferencia con respecto del tradicional,
esto es el hecho de que en el tradicional no se toman en cuenta las actividades
como parte importante de lo que le da valor al producto, sino que en el
tradicional lo que le da valor es el avance del mismo producto. A pesar de que
tiene ciertos defectos estos también los tiene el tradicional. Por tanto no se
le considera peor al tradicional pero tampoco es algo que venga a revolucionar
en todos los sentidos al que estaba.
Método de Troughput
Esta técnica de costeo fue desarrollada por David Galloway y David
Waldron. Se basa en tres conceptos que reemplazan a los que son utilizados
tradicionalmente.
Con respecto al costo, solo considera el costo total como fijo,
excluyendo la materia prima, llamándole el “Costo Total de Fábrica” Reconoce la
mano de obra como un costo fijo más reconociendo su naturaleza cambiante.
La rentabilidad es inversamente proporciona al nivel de inventarios en
el sistema, el tiempo de respuesta en función de todo el inventario. Por tanto
todo el inventario es malo, lo ideal sería que los inventarios no existieran, y
se debería poder responder de manera directa e inmediata a las demandas del
consumidor.
El que se pierda o no en una oportunidad de producir y hacer dinero
permitiendo que un recurso este inactivo, depende de si el recurso se encuentra
o no muy demandado. Es decir, si el recurso es el “cuello de botella”. Permitir
que se encuentre inactivo cuando ha completado el trabajo requerido no cuesta
nada, en cambio, si se sigue procesando material por ese recurso para maximizar
su utilización, solo se están generando inventarios.
Método de “Justo a Tiempo”
Como su nombre lo indica es una filosofía de trabajo donde se trata que
“las materias primas y los productos llegan justo a tiempo, bien para la
fabricación o para el servicio al cliente”. Esta se basa en principalmente dos
expresiones que resumen sus objetivos: “el hábito de ir mejorando” y la
“eliminación de prácticas desperdiciadoras”.
Por lo anterior se puede decir que esta filosofía tiene dos objetivos:
*aumentar las utilidades al eliminar los costos que generan los
inventarios innecesarios,
* mejora la posición competitiva de la empresa al incrementar la calidad
y flexibilidad en la entrega a los clientes.
Dentro de la filosofía del JIT el inventario se considera nocivo, por
consiguiente pone límites rígidos a los inventarios de materias primas, piezas
y producción en proceso en todos los puntos, desde los almacenes y a través de
las diversas etapas de producción.
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